AC000031 We digitaliseren strategisch aan de hand van een programma

We werken een geïntegreerd programma digitale transformatie uit dat richting geeft aan alle digitale initiatieven binnen de organisatie. Dit programma bundelt lopende en nieuwe digitaliseringsprojecten, legt prioriteiten vast, stemt af met beleidsdoelstellingen en bewaakt samenhang, haalbaarheid en impact.
Deze actie werd gekozen om versnipperde digitalisering te vermijden, middelen efficiënter in te zetten en ervoor te zorgen dat digitale oplossingen bijdragen aan zowel betere dienstverlening voor inwoners, een efficiëntere interne werking als een verhoogde tevredenheid van burgers over de gemeentelijke dienstverlening.

Specifiek
De actie omvat het uitwerken, vastleggen, uitvoeren en opvolgen van een gemeentebreed programma digitale transformatie, inclusief het bepalen van prioritaire digitaliseringsprojecten, het bewaken van samenhang en het jaarlijks evalueren en bijsturen van het programma.

Meetbaar
De actie is succesvol/uitgevoerd wanneer:

• er een formeel goedgekeurd programma digitale transformatie met concrete acties, doelstellingen, timing en verantwoordelijke;

• het programma jaarlijks wordt opgevolgd, bijgestuurd en gerapporteerd;

• nieuwe digitale initiatieven aantoonbaar worden afgetoetst aan dit programma.

• er een  verhoogde tevredenheid is over onze digitale dienstverlening:
  • nulmeting tevredenheid bij aanvragen digitale producten (specifiëren per toepassing/product)
    • Smartloket - gekoppelde achterliggende toepassingen
  • Analyse 
  • Doelstelling op verhoging bepalen (norm bepalen)

Acceptabel / Ambitieus
De actie wordt uitgevoerd in overleg met MAT, beleidsverantwoordelijken, ICT, betrokken diensten en externe partners waar nodig.
De doelstelling is haalbaar binnen de beschikbare middelen, omdat het programma vooral richtinggevend en coördinerend werkt en inzet op bestaande en geplande digitaliseringsinitiatieven.

Realistisch
De uitvoering gebeurt door de dienst ICT en digitalisering, in samenwerking met de verschillende diensten, binnen de voorziene middelen van het meerjarenplan en met inzet van interne expertise en beperkte externe ondersteuning.

Tijdsgebonden
De actie start op 01/01/2026 en loopt over de periode 2026–2031, met jaarlijkse evaluatie en bijsturing, en wordt afgerond tegen 31/12/2031.

De uitvoering is succesvol wanneer onderstaande beoogde resultaten behaald zijn:

Resultaat 1: Een programma digitale transformatie is opgesteld, goedgekeurd en wordt actief gebruikt.

Streefwaarde: een formeel goedgekeurd programma digitale transformatie met een meerjarenplanning, prioriteiten, verantwoordelijken en opvolgingsmechanisme (nulwaarde: geen integraal programma op 01/01/2026).

Te meten tegen: 31/12/2026 en jaarlijks geëvalueerd.

Resultaat 2: Nieuwe digitaliseringsprojecten worden strategisch aangestuurd via het programma.

Streefwaarde: 100% van de nieuwe digitaliseringsprojecten wordt vooraf afgetoetst aan het programma digitale transformatie en opgenomen in de programmatische opvolging (nulwaarde: geen structurele programmatische toetsing op 01/01/2026).

Te meten tegen: jaarlijks.

Resultaat 3: De voortgang van het programma wordt structureel opgevolgd.

Streefwaarde: jaarlijks wordt een voortgangsrapport opgesteld en besproken, met een evaluatie van de geplande acties en eventuele bijsturingen (nulwaarde: geen structurele rapportering op 01/01/2026).

Te meten tegen: jaarlijks.

Resultaat 4: De digitale maturiteit van de organisatie neemt toe.

Streefwaarde: de digitale maturiteit stijgt met minstens  20% ten opzichte van de nulmeting in 2026.

Te meten tegen: 31/12/2031.

Resultaat 1:  een programma digitale transformatie is opgesteld, goedgekeurd en wordt actief gebruikt: in voorbereiding

Resultaat 2: nieuwe digitaliseringsprojecten worden strategisch aangestuurd via het programma: nog niet opgestart

Resultaat 3: de voortgang van het programma wordt structureel opgevolgd: nog niet opgestart

Resultaat 4: de digitale maturiteit van de organisatie neemt toe: nulmeting uitgevoerd.

Programma met planning vanaf 2027 wordt opgesteld tegen 31/12/2026.

De voorziene budgetten voor aankoop en onderhoud van software zijn krap gebudgetteerd, bovendien stijgt de jaarlijkse kost sterk. Op te volgen.