AC000033 We richten een digitaal evenementenloket in

Omschrijving van de actie

We ontwikkelen een digitaal evenementenloket waar organisatoren alle stappen rond evenementenaanvragen centraal en digitaal kunnen regelen: aanvragen, documenten opladen, opvolging en communicatie met de betrokken diensten.
Deze actie werd gekozen om de administratieve last voor organisatoren te verlagen, interne processen te stroomlijnen en de transparantie en doorlooptijd van evenementenaanvragen te verbeteren.

Doel

Specifiek
De actie omvat het selecteren, implementeren en in gebruik nemen van een digitaal evenementenloket waarin organisatoren evenementen digitaal kunnen aanvragen, opvolgen en communiceren met de gemeentelijke diensten.

Meetbaar
De actie is succesvol/uitgevoerd wanneer:

evenementen digitaal kunnen worden aangevraagd via één centraal loket;
de interne verwerking van aanvragen digitaal verloopt;
de doorlooptijd van evenementenaanvragen vermindert;
organisatoren het loket effectief gebruiken. Deze actie gaat enkel over het inrichten van een evenementenloket. Een vervolgactie rond het gebruik van het loket moet nadien dus opgesteld worden.

Acceptabel / Ambitieus
De actie wordt uitgevoerd in overleg met betrokken gemeentelijke diensten (o.a. evenementen, cultuur, sport, communicatie, digitalisering) en externe softwareleveranciers.
De doelstelling is haalbaar binnen de beschikbare middelen, omdat het loket aansluit bij bestaande digitale processen en noden.

Realistisch
De uitvoering gebeurt door de betrokken diensten en dienst digitalisering, binnen de voorziene budgetten van het meerjarenplan en met inzet van bestaande personeelscapaciteit en nieuwe software-oplossingen.

Tijdsgebonden
De actie start op 01/01/2026 en wordt gefaseerd uitgevoerd over de periode 2026–2031, met een volledig operationeel digitaal loket tegen 31/12/2031.

Meetbaarheid van doel en/of resultaten

De uitvoering van het project wordt als succesvol beschouwd wanneer onderstaande resultaten worden bereikt en gemeten.

Resultaat 1 – Digitaal evenementenloket operationeel

Beschrijving resultaat:
Een operationeel digitaal evenementenloket is beschikbaar via de gemeentelijke website en kan gebruikt worden door organisatoren voor het indienen en opvolgen van evenementenaanvragen.

Streefwaarde:
100% operationeel en publiek toegankelijk.

Te meten tegen:
14 december 2026 (go-live).

Resultaat 2 – Aandeel volledig digitale aanvragen verhogen

Beschrijving resultaat:
Het aandeel evenementenaanvragen dat via een volwaardig digitaal proces wordt ingediend, stijgt aanzienlijk.

Definitie digitale aanvraag:
Een aanvraag wordt enkel als digitaal beschouwd wanneer deze via het digitale evenementenloket wordt ingediend en automatisch wordt geregistreerd in een centrale workflow. Aanvragen via e-mail, ingescande documenten, pdf-formulieren of papieren formulieren worden niet beschouwd als volledig digitale aanvragen.

Streefwaarde:

Minstens 90% van de evenementenaanvragen kan digitaal worden ingediend via het loket;
Minstens 80% van de aanvragen verloopt effectief via het digitaal loket binnen 6 maanden na livegang.

Nulmeting:
Inventarisatie van huidige aanvraagkanalen (e-mail, webformulier, papier, ingescande documenten, loket, …) in de periode voorafgaand aan implementatie.