AC000215 We ondersteunen evenementen die de sociale cohesie versterken en ontmoeting bevorderen

We ondersteunen en stimuleren externe organisatoren om laagdrempelige evenementen te organiseren die inwoners samenbrengen en inzetten op ontmoeting, verbinding en participatie, om te bouwen aan een bruisende en verbonden gemeenschap.

Specifiek

De actie omvat het ondersteunen en stimuleren van evenementen georganiseerd door derden, op voorwaarde dat deze bijdragen aan sociale cohesie en ontmoeting tussen inwoners.

De ondersteuning kan bestaan uit:

• Uitleen van materialen (met herziening en toepassing van het uitleenreglement)
• Logistieke ondersteuning via facility (opbouw, afbraak, transport, …)
• Communicatieondersteuning via gemeentelijke kanalen
• Financiële ondersteuning via subsidiereglementen (zoals projectsubsidies) of andere vormen van ondersteuning op basis van objectieve criteria

Meetbaar

De actie is succesvol/uitgevoerd wanneer:

• Het aantal ondersteunde evenementen van derden jaarlijks wordt geregistreerd en opgevolgd
• Het aantal aanvragen voor ondersteuning (materiaal, logistiek, subsidies) wordt bijgehouden
• Het bereik en aantal deelnemers aan ondersteunde evenementen (indien beschikbaar) wordt gemonitord
• De bijdrage van evenementen aan sociale cohesie en ontmoeting kwalitatief wordt geëvalueerd
• Het gebruik en de toegankelijkheid van ondersteuningsreglementen geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd worden

Acceptabel / Ambitieus
De actie wordt uitgevoerd in overleg met externe organisatoren (verenigingen en initiatiefnemers), interne diensten (Vrije Tijd, facility, communicatie, financiën) en beleidsverantwoordelijken.
De doelstelling is haalbaar binnen de beschikbare middelen, aangezien wordt ingezet op gerichte ondersteuning van initiatieven die aansluiten bij de beleidsdoelstellingen rond ontmoeting en sociale cohesie.

Realistisch
De uitvoering gebeurt door team Vrije Tijd, in samenwerking met facility, communicatie en financiële dienst, binnen de voorziene budgetten van het meerjarenplan (MJP) en met inzet van beschikbare personeelscapaciteit en bestaande ondersteuningsinstrumenten (uitleendienst, subsidiereglementen, communicatiekanalen).

Tijdsgebonden

De actie loopt over de volledige duur van de meerjarenplanning, met continue opvolging, ondersteuning en jaarlijkse evaluatie en bijsturing van de ondersteuningsmechanismen.

De uitvoering wordt als succesvol beschouwd wanneer de volgende resultaten zijn behaald:

Resultaat 1: Er is een gestandaardiseerd rapportagekader voor openbaar toegankelijke, extern georganiseerde evenementen die lokaal bestuur Nijlen financieel en/of logistiek ondersteunt. Het kader bevat een eenduidige beslisregel tot opname, toont jaarlijkse indicatoren en bevat een standaard evaluatiemail.

Resultaat 2: Er is jaarlijks een inventaris van alle openbaar toegankelijke ondersteunde evenementen. Elk dossier met materiaal uit de gemeentelijke uitleendienst wordt op publieke toegankelijkheid gecontroleerd. Buurtfeesten en andere besloten activiteiten worden niet opgenomen.
Te meten: per kwartaal en jaarlijks.

Doelen (op te volgen):

Resultaat 1: Gestandaardiseerd rapportagekader: in uitvoering.

• We registreren alle afgebakende, openbaar toegankelijke evenementen van externe organisatoren waarvoor lokaal bestuur Nijlen financiële en/of logistieke ondersteuning toekent. Elk dossier met materiaal uit de gemeentelijke uitleendienst wordt gecontroleerd op publieke toegankelijkheid. Openbaar toegankelijke evenementen worden opgenomen, ongeacht de schaal; buurtfeesten en andere besloten activiteiten worden uitgesloten.
  Per opgenomen publiek evenement wordt een gestandaardiseerde fiche opgebouwd met:
  • identificatie
  • bewijs van publieke toegankelijkheid
  • steunvorm
  • aantal deelnemers
  • doelgroep
  • bijdrage aan beleidsmatige doelstellingen
  • klachten, complimenten of benodigde bijsturing.
• De administratieve gegevens worden vooraf ingevuld. Elke organisator ontvangt na afloop dezelfde evaluatiemail. De gegevens worden per kwartaal op volledigheid gecontroleerd en jaarlijks geaggregeerd.

Gedetailleerde planning nog op te maken.

Er werd binnen budget gebleven.