AC000369 We verfijnen en concretiseren onze visie op aankopen

Specifiek
De actie omvat de focus ligt op de visie aankopen en de concrete strategieën die worden toegepast (groepsaankopen, raamcontracten, lokaal aankopen).

Meetbaar
De actie is succesvol/uitgevoerd wanneer:

• Per aankoopcategorie een vastgelegde strategie is uitgewerkt en deze jaarlijks wordt geëvalueerd.
• Minstens jaarlijks wordt het aandeel van lokale leveranciers in opdrachten van beperkte waarde en OHPZVB geëvalueerd en gerapporteerd.
• 70% van het aankoopvolume  verloopt via groepsaankopen of raamcontracten verloopt.
• Aantal ad-hoc aankopen buiten raamcontracten daalt jaar na jaar.
• Voor 100% van de dossiers waarbij lokaal aankopen wordt overwogen, is de afweging expliciet vastgelegd (waarom wel/niet).
• Er is 1 duidelijke leidraad 'lokaal aankopen', gekend en toegepast door alle aankopers.

Acceptabel / Ambitieus
De actie wordt uitgevoerd in overleg met de bestellers binnen de organisatie en 
De doelstelling is haalbaar  binnen de beschikbare middelen, om volgende reden omdat de nodige tools en informatie al aanwezig is om dit verder uit te werken.

Realistisch
De uitvoering gebeurt door team FAC - aankopen, met de nodige input van de personen verantwoordelijk voor de aankopen binnen de organisatie. 

Tijdsgebonden

Tegen eind 2028 past de organisatie een onderbouwde aankoopvisie toe,  met een extra focus op  groepsaankopen, aankopen via raamcontracten en lokale aankopen.

De uitvoering is succesvol wanneer onderstaande beoogde resultaten behaald zijn:

• Resultaat 1: Per aankoopcategorie een vastgelegde strategie is uitgewerkt tegen 31/10/2026 en deze wordt jaarlijks in lijn met de budgetcyclus (juni-sept) geëvalueerd.
• Resultaat 2: Minstens jaarlijks (juni) wordt het aandeel van lokale leveranciers in opdrachten van beperkte waarde en OHPZVB geëvalueerd en gerapporteerd.
• Resultaat 3: 70% van het aankoopvolume (exploitatie en wederkerende investeringen - leveringen) verloopt via groepsaankopen of raamcontracten verloopt.
  streefwaarde:  70% van aankoopvolume
  nulmeting tegen: 31/01/2027 (budget 2026)
• Resultaat 4: Aantal ad-hoc aankopen buiten raamcontracten daalt jaar na jaar.
  streefwaarde:  te bepalen per jaar, max. 30% van aankoopvolume
  nulmeting tegen: 31/01/2027 (budget 2026). 
• Resultaat 5: Er is 1 duidelijke leidraad 'lokaal aankopen', gekend en toegepast door alle aankopers vanaf 01/01/2027.
  

De visie op aankopen wordt verfijnd, geconcretiseerd en organisatiebreed geïmplementeerd waarbij voor elke aankoopcategorie expliciet wordt bepaald of en waarom wordt ingezet op groepsaankopen, raamcontracten en/of lokale aankopen. 

Resultaat 1: Per aankoopcategorie een vastgelegde strategie is uitgewerkt en deze jaarlijks wordt geëvalueerd: nog op te starten.

Resultaat 2: Minstens jaarlijks wordt het aandeel van lokale leveranciers in opdrachten van beperkte waarde en OHPZVB geëvalueerd en gerapporteerd: nog op te starten

Resultaat 3: 70% van het aankoopvolume  verloopt via groepsaankopen of raamcontracten verloopt: monitoring wordt uitgewerkt

Resultaat 4: Aantal ad-hoc aankopen buiten raamcontracten daalt jaar na jaar: monitoring wordt uitgewerkt.

Resultaat 5: Er is 1 duidelijke leidraad 'lokaal aankopen', gekend en toegepast door alle aankopers: wordt uitgewerkt.

Vertraging op de timing door bijkomende opdrachten en andere prioriteiten. Planning is aangepast (in het schuin).

Er zijn geen specifieke budgetten nodig om deze actie te realiseren. Voor deze actie is vooral personeelsinzet nodig.