Digitaal evenementenloket

Omschrijving (toelichting)

Binnen dit project wordt een digitaal evenementenloket ontwikkeld en geïmplementeerd als centraal kanaal voor het aanvragen en opvolgen van evenementen binnen de gemeente. Het loket biedt organisatoren de mogelijkheid om hun aanvraag digitaal in te dienen, documenten op te laden en de status van hun dossier op te volgen. Tegelijk ondersteunt het de interne werking door een efficiëntere, uniforme en transparante verwerking van aanvragen door de betrokken diensten.

Het project omvat zowel de analyse en optimalisatie van bestaande processen, als de selectie, configuratie en implementatie van een digitale oplossing, en de afstemming tussen verschillende diensten (zoals vrije tijd, veiligheid, vergungingen, communicatie, ICT en facility). Er wordt bijzondere aandacht besteed aan gebruiksvriendelijkheid voor organisatoren en werkbaarheid voor interne medewerkers.

Dit project wordt opgezet omdat de huidige werkwijze rond evenementenaanvragen vaak versnipperd, administratief belastend en weinig transparant is, zowel voor organisatoren als voor de betrokken diensten. Door te kiezen voor een digitaal loket wil de gemeente de dienstverlening verbeteren, de doorlooptijd verkorten, fouten reduceren en de samenwerking tussen diensten versterken.

Het project heeft een duidelijk afgebakende looptijd en resulteert in een operationeel digitaal loket dat nadien wordt ingebed in de reguliere werking van de organisatie. Hiermee draagt het project bij aan de bredere doelstelling om de gemeentelijke dienstverlening verder te digitaliseren en te optimaliseren.

SMART-doelstelling

Specifiek:
Het project heeft als doel om een gebruiksvriendelijk en efficiënt digitaal evenementenloket te ontwikkelen en te implementeren, waarmee organisatoren hun evenementenaanvragen volledig digitaal kunnen indienen, opvolgen en beheren, en waarbij de interne verwerking van deze aanvragen door de betrokken gemeentelijke diensten digitaal, uniform en transparant verloopt.

Meetbaar:
Het project is succesvol wanneer:

het digitaal evenementenloket operationeel is en toegankelijk via de gemeentelijke website;
90% van de evenementenaanvragen digitaal kan worden ingediend via het loket;
minstens 80% van de aanvragen effectief via het digitaal loket verloopt binnen 6 maanden na lancering;
de gemiddelde doorlooptijd van aanvragen met minstens 20% is verminderd t.o.v. de nulmeting;
het aandeel onvolledige of foutief ingediende dossiers met minstens 30% is verminderd t.o.v. de nulmeting;
alle betrokken gemeentelijke diensten evenementenaanvragen behandelen via één uniforme digitale workflow;
het digitaal evenementenloket vóór livegang getest werd door een representatieve groep interne medewerkers en externe stakeholders (zoals verenigingen en organisatoren), waarbij relevante feedback werd verwerkt in de finale configuratie;
minstens 70% van de gebruikers (organisatoren en medewerkers) tevreden is over het gebruik van het loket.

Acceptabel:
De doelstelling is afgestemd met en gedragen door de betrokken diensten (vrije tijd, veiligheid, vergunningen, communicatie, ICT) en wordt uitgevoerd in samenwerking met een geselecteerde softwareleverancier.

Realistisch:
De doelstelling is haalbaar binnen de beschikbare middelen en competenties, aangezien gebruik wordt gemaakt van bestaande softwareoplossingen en interne expertise, aangevuld met gerichte externe ondersteuning.

Tijdsgebonden:
Het project start op 01/01/2026 en leidt tot een operationeel digitaal evenementenloket tegen uiterlijk 31/12/2026, waarna een optimalisatiefase volgt binnen de reguliere werking.

Doelstellingen

Met dit project wil de gemeente evolueren van een versnipperde en deels manuele verwerking van evenementenaanvragen naar een gecentraliseerde, digitale en uniforme werkwijze.

Door de implementatie van een digitaal evenementenloket:

kunnen organisatoren hun aanvragen eenvoudig, digitaal en op één centrale plaats indienen en opvolgen;
verloopt de interne verwerking van aanvragen efficiënter, transparanter en consistenter over de betrokken diensten heen;
vermindert de administratieve last voor zowel organisatoren als medewerkers;
wordt de doorlooptijd van aanvragen verkort en het risico op fouten of ontbrekende informatie beperkt;
ontstaat er een beter overzicht en opvolging van lopende dossiers binnen de organisatie.

Het project moet er uiteindelijk toe leiden dat de dienstverlening rond evenementen gebruiksvriendelijker, sneller en beter afgestemd is op de noden van organisatoren, en dat de interne samenwerking en proceskwaliteit duurzaam worden verbeterd.

Meetbaarheid van doel en/of resultaten

De uitvoering van het project wordt als succesvol beschouwd wanneer onderstaande resultaten worden bereikt en gemeten.

Resultaat 1 – Digitaal evenementenloket operationeel

Beschrijving resultaat:
Een operationeel digitaal evenementenloket is beschikbaar via de gemeentelijke website en kan gebruikt worden door organisatoren voor het indienen en opvolgen van evenementenaanvragen.

Streefwaarde:
100% operationeel en publiek toegankelijk.

Te meten tegen:
14 december 2026 (go-live).

Resultaat 2 – Aandeel volledig digitale aanvragen verhogen

Beschrijving resultaat:
Het aandeel evenementenaanvragen dat via een volwaardig digitaal proces wordt ingediend, stijgt aanzienlijk.

Definitie digitale aanvraag:
Een aanvraag wordt enkel als digitaal beschouwd wanneer deze via het digitale evenementenloket wordt ingediend en automatisch wordt geregistreerd in een centrale workflow. Aanvragen via e-mail, ingescande documenten, pdf-formulieren of papieren formulieren worden niet beschouwd als volledig digitale aanvragen.

Streefwaarde:

Minstens 90% van de evenementenaanvragen kan digitaal worden ingediend via het loket;
Minstens 80% van de aanvragen verloopt effectief via het digitaal loket binnen 6 maanden na livegang.

Nulmeting:
Inventarisatie van huidige aanvraagkanalen (e-mail, webformulier, papier, ingescande documenten, loket, …) in de periode voorafgaand aan implementatie.