Inleiding

Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

Het bereiken van de vastgelegde doelstellingen en het kennen en beheersen van risico’s.
Het naleven van wetgeving en procedures.
De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersrapportering.
Een effectieve en efficiënte wijze van werken en economische inzet van beschikbare middelen.
De bescherming van activa en het voorkomen van fraude.

Organisatiebeheersing is dus een middel om de doelstellingen te bereiken en een continue opdracht waar al de medewerkers dagelijks, al dan niet bewust, mee bezig zijn.

Artikel 219, lid 2 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de algemeen directeur aan het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn rapporteert over het organisatiebeheersingssysteem uiterlijk op 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Deze rapportering is opnieuw tot stand gekomen via het gebruik van de tool Pepperflow.

Samengevat is de methodiek organisatiebeheersing de volgende:

We werken met een stuurgroep organisatiebeheersing: De opvolging van organisatiebeheersing gebeurt via een stuurgroep bestaande uit het managementteam, de bevoegde schepen en de burgemeester. Deze groep komt driemaandelijks samen om de voortgang te bewaken, prioriteiten te bepalen en bij te sturen. Het afdelingshoofd ontwikkeling en organisatie, en bij uitbreiding de stafmedewerker strategie en organisatie, coördineert dit proces.
Er worden indien nodig focusgroepen samengesteld: Per thema kunnen focusgroepen worden ingericht met medewerkers die inhoudelijke expertise hebben. Zij verdiepen zich in risico’s, analyseren de maturiteit van thema’s en volgen verbeteracties tussentijds op. Ook om de uitvoering van de verbeteractie helemaal helder te krijgen kan een focusgroep opgericht worden.
Per verbeteractie wordt een actie- en eindverantwoordelijke aangesteld. Zij coördineren de uitvoering van verbeterprojecten en rapporteren via Pepperflow. De stafmedewerker strategie en organisatie verzamelt deze input en rapporteert deze aan de stuurgroep.