Thema 5: Organisatiestructuur
Een organisatiestructuur omvat:
- de indeling van de werkzaamheden in diensten/afdelingen/cellen;
- de coördinatie tussen de verschillende eenheden;
- de aansturing van de organisatie op verschillende niveaus.
De organisatiestructuur weerspiegelt de indeling van de organisatie in logische eenheden zoals
diensten/afdelingen/cellen. Deze structuur houdt rekening met factoren als de te realiseren doelstellingen, de dienstverlening, de grootte en de complexiteit van de organisatie.
De organisatiestructuur is dus het best voldoende flexibel zodat de organisatie snel met veranderingen kan omgaan.
De aansturing van een organisatie verloopt optimaal als de gezagslijnen duidelijk zijn. Bovendien moet de delegatie van bevoegdheden geregeld zijn en in verhouding staan tot de toegewezen verantwoordelijkheden en de achterliggende rechtspersonen, de gemeente en het OCMW.
Het segmenteren van de organisatie is nodig om ze vlot te laten werken. Hierdoor moet er wel werk gemaakt worden van de coördinatie tussen de verschillende diensten/afdelingen/cellen. Een belangrijk orgaan in de coördinatie van een lokaal bestuur is het managementteam. Ook andere overlegorganen kunnen bijdragen tot de interne coördinatie van de verschillende onderdelen van de organisatie.
Naast de eigen organisatie kunnen er entiteiten zijn die hieraan zijn verbonden (bv. autonome gemeentebedrijven) en belast worden met de uitvoering van bepaalde activiteiten. Ook op dit niveau dient de nodige afstemming te worden verzekerd.
De organisatiestructuur moet regelmatig en afhankelijk van interne of externe wijzigingen in vraag worden gesteld en geoptimaliseerd. Een organisatie die continu haar werking wil optimaliseren, gebruikt hiervoor het best een duidelijke methodiek.
Projectmanagement is daarvoor erg geschikt, zeker wanneer het gaat over complexe of dienstoverschrijdende initiatieven zoals de bouw van of de verhuis naar een nieuw administratief centrum. Een project is het geheel van acties die bijdragen tot de realisatie van een gemeenschappelijk doel. Het is beperkt in tijd en heeft een bepaald budget. Inhoudelijk kan het gaan over alle materies die zich aandienen om de werking te verbeteren.
Projectmanagement is het gebruik van instrumenten, technieken en competenties om projecten te realiseren. Het wordt ingezet om projecten gestructureerd voor te bereiden, te realiseren en te evalueren. Projectmanagement krijgt een plaats bij het thema organisatiestructuur omdat organisaties voor de realisatie van projecten tijdelijk los van de normale organisatiestructuur kunnen werken.
