Projectmanagement opzetten via Pepperflow

Een uitgewerkt sjabloon voor de opvolging van projecten in Pepperflow.

Voor elke project is er een ingevulde, gedragen projectfiche.

Een opgemaakte planning voor opvolging en een plan van aanpak voor tussentijdse rapportering over projecten.

Het systematisch opvolgen van projecten binnen de hele organisatie, specifiek naar proces, timing en budget toe. Zo wordt snel duidelijk waar een project vastloopt en bijgestuurd moet worden.

Link met nieuw MJP: 

BD 1 Voor een open bestuur en dienstverlening, met een open blik naar alle inwoners en iedereen in een open dialoog betrekken bij beleid en plannen.

AP6 Tegen het einde van 2031 beheerst het lokaal bestuur zijn organisatiewerking en worden beleidskeuzes gemaakt op basis van monitoring.

44 We zetten in op een tool voor de opvolging en rapportering van doelstellingen, (verbeter)acties en projecten.

Een projectgroep werd samengesteld, de projectfiche en het proces werden besproken en afgeklopt.

Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het sjabloon dat gebruikt zal worden om projecten binnen de organisatie op te volgen. Een plan van aanpak wordt opgemaakt waarbij projectmatig werken als een project zal uitgerold worden binnen de organisatie. 

Na toelichting op het MAT zal er van start gegaan worden met het project 'projectmatig werken uitrollen binnen de organisatie'.

De planning voor uitrol van projectwerking binnen de organisatie werd vastgelegd als volgt:

• Juli-augustus 2025: opleiding 'projecten in Pepperflow' aan de werkgroep en uitwerken van de projectfiche in Pepperflow. (uitgevoerd)
• September-oktober 2025: projectgroep legt laatste hand aan projectfiche en te volgen proces voor aanvraag, uitvoering en opvolging. (uitgevoerd)
• November 2025: stand van zaken en voorstel voor uitrol projectmanagement op het managementteam. (uitgevoerd)
• Kwartaal 3 van 2025: uitrol en testfase van projectmanagement in Pepperflow voor een beperkte groep medewerkers (werkgroep) + omvormen van enkele verbeteracties tot projecten. 
• Kwartaal 1 en 2 van 2026: evaluatie en op punt stellen van projectmanagement in Pepperflow.
• Einde kwartaal 2 2026: rapportering aan het MAT over de stand van zaken en evaluatie van projectmanagement binnen de organisatie.
• Kwartaal 3 van 2026: verdere uitrol van projectmanagement binnen de hele organisatie.

Aankoop van projectmanagement binnen Pepperflow was reeds voorzien.

Personeelsinzet voor opzet en opvolging projecten.

• ORG BM 5.4 (1) De organisatie gebruikt ondersteunende instrumenten voor projectbeheer (bijv. sjabloon, goedkeuringsprocedure).
• ORG BM 5.4 (2) Er is een actueel en volledige overzicht van de belangrijke lopende projecten.
• ORG BM 5.4 (3) Projecten worden duidelijk omschreven (bijv. reikwijdte, budget, motivatie, rollen en verantwoordelijkheden, planning, communicatie).
• ORG BM 5.4 (4) Projecten worden adequaat opgevolgd, bijgestuurd en geëvalueerd.
• ORG BM 5.4 (5) Medewerkers kunnen projectinitiatieven nemen en worden zo veel mogelijk betrokken bij de projectuitvoering.
• ORG BM 5.4 (6) Indien relevant, worden projectresultaten ingebed in de reguliere werking.