Thema 3: Monitoring
Monitoring is het systematisch en continu verzamelen van relevante gegevens om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de dienstverlening goed verloopt. Dit stelt het bestuur in staat om te weten of het op koers zit om de doelstellingen te bereiken. Monitoring is een onderdeel van de PCDA-cyclus en komt dus ook terug in elk apart thema.
Om het meten beheersbaar te houden, bakent de organisatie het best af welke aspecten ze wil opvolgen. Ze richt zich daarbij vooral op wat belangrijk is vooral de realisatie van de doelstellingen. Dat kunnen bijvoorbeeld vooraf bepaalde indicatoren zijn die dienen om de (beleids)doelstellingen te concretiseren.
Ook voor het opvolgen van de dienstverlening die niet in (beleids)doelstellingen is opgenomen moet informatie verzameld worden om na te gaan of de dienstverlening goed verloopt of om grotere trends te capteren. Hierbij is het belangrijk dat de organisatie de juiste dingen op de juiste manier meet: de gegevens moeten geldig en betrouwbaar zijn.
De informatie uit de meetsystemen moet worden opgenomen in rapporten die beantwoorden aan de informatienoden van de bestuursorganen (managementteam, raad).
De rapporten maken het mogelijk om de realisatiegraad van de (beleids)doelstellingen regelmatig op te volgen. Dat kan onder meer via de jaarrekening, via tussentijdse rapporten of via andere beheersrapporten. Ook aspecten van dienstverlening en interne werking die niet in (beleids)doelstellingen zijn opgenomen moeten worden opgevolgd via rapporten. De beschikbaarheid van rapporten biedt leidinggevenden, het managementteam en het politieke niveau de kans om de werking te sturen zodat de doelstellingen worden behaald en een optimale dienstverlening is verzekerd.
Het rapporteringsysteem dient ook te verzekeren dat de organisatie voldoende zicht houdt op de realisatie van (beleids)doelstellingen en dienstverlening die uitbesteed wordt aan verzelfstandigde agentschappen en samenwerkingsverbanden.
Om continu over kwaliteitsvolle en betrouwbare meet- en rapportagesystemen te beschikken, moeten deze regelmatig geëvalueerd worden. Via deze evaluaties kunnen de systemen bijgestuurd worden zodat ze steeds verbeteren.
