Opzetten van een veranderingstraject in de organisatie voor gebruik van rapporteringstool

Een systematische inzet van de rapporteringstool Pepperflow binnen de hele organisatie.

Rapportering wordt een inherent onderdeel van de organisatiecultuur over alle afdelingen, beleidskeuzes en projecten heen. 

De rapporteringstool Pepperflow wordt maximaal benut waarbij we op zoek blijven gaan naar nieuwe mogelijkheden waarbinnen deze gebruikt kan worden.

Link met nieuw MJP:

BD1: Voor een open bestuur en dienstverlening, met een open blik naar alle inwoners en iedereen in een open dialoog betrekken bij beleid en plannen.

AP 6: Tegen het einde van 2031 beheerst het lokaal bestuur zijn organisatiewerking en worden beleidskeuzes gemaakt op basis van monitoring.

39: We maken accurate rapporten met data uit correcte en kwaliteitsvolle meetsystemen.

40: We gebruiken van de gerapporteerde informatie als sturingselement.

Er werden al enkele stappen genomen om het gebruik van Pepperflow binnen de organisatie te maximaliseren. Naast de opvolging van acties uit het meerjarenplan en de verbeteracties voor organisatiebeheersing zal Pepperflow ingezet worden voor de opvolging van projecten binnen de organisatie via de module 'projecten'.

Momenteel is er een testfase gestart binnen Pepperflow voor de opvolging en rapportering van het jaaractieplan welzijn (preventie) en de taken vanuit de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn.

Na evaluatie van deze testfase zal een volgende stap zijn om ook de wekelijkse opdrachten vanuit het college en vast bureau via Pepperflow uit te sturen. 

Verschillende leden van de projectgroep 'projectmatig werken' zijn de opvolgingstool aan het uittesten voor het opvolgen van persoonlijke taakonderdelen (voorbeeld: zie opstartfiche voor aankopen). 

Een veranderingstraject vraagt van alle medewerkers de nodige inzet en soms een shift in denk- en werkwijze. Om alle medewerkers te kunnen informeren, hierin te sturen en verder te begeleiden dient er tijd vrijgemaakt te worden.

De nieuwe stafmedewerker zal deze actie volledig opnemen zodat de timing zeker en vast kan opschuiven van 'middellange termijn' naar 'korte termijn' en er meer verwezenlijkt kan worden binnen deze verbeteractie.

De aankoop van de rapporteringstool Pepperflow was reeds voorzien.

Personeelsinzet voor het opzetten van dit veranderingstraject. 

• MON BM 3.3 (1) De organisatie stuurt de dienstverlening bij op basis van de evaluatie van de rapportgegevens.
• MON BM 3.3 (2) Rapporten worden in de politieke organen besproken zodat die op basis daarvan beslissingen kunnen nemen en beleidskeuzes kunnen maken.
• MON BM 3.3 (3) De organisatie volgt stelselmatig de aanbevelingen uit audits, inspecties en consultancy-opdrachten op.
• MON BM 3.3 (4) De rapporten zijn beschikbaar voor de gebruikers en zijn makkelijk te consulteren.
• MON BM 3.3 (6) De rapporten worden besproken in het managementteam.