Thema 4: Financieel management
Financieel management is het plannen, efficiënt uitvoeren, rapporteren, evalueren en eventueel bijsturen van de waardestromen in een organisatie, en dat in functie van het bereiken van de doelstellingen.
Het doel van het financiële planningsproces is te komen tot realistische ramingen van de inkomsten en uitgaven op lange termijn (legislatuur). Die ramingen resulteren in de financiële nota van het meerjarenplan, en op korte termijn bijvoorbeeld in de liquiditeitsplanning. Het meerjarenplan verwijst naar kredieten van de verschillende rechtspersonen.
Door een adequate financiële planning verkleint het risico op liquiditeitstekorten of op structurele budgettaire tekorten. Daarnaast is de financiële planning een belangrijk element bij de beoordeling vooraf van de financiële impact van belangrijke projecten.
Uit de beleidsrapporten moet blijken dat de organisatie haar voorgenomen beleid kan uitvoeren, zonder dat ze financieel uit evenwicht geraakt. De financieel directeur waakt vanuit zijn ondersteunende en expertenfunctie over de financiële planning en doet dit samen met de andere diensten/afdelingen en het managementteam.
Als lokaal bestuur gebruikt de organisatie kredieten van de rechtspersonen gemeente en OCMW. Beide hanteren ze een eigen boekhouding die de basis vormt om efficiënt en correct te kunnen werken en te rapporteren. Dit brengt nieuwe risico’s met zich mee, onder meer op het vlak van bevoegdheden.
De organisatie moet haar dagelijks financieel management zo goed mogelijk regelen. Een doordachte toewijzing van rollen en verantwoordelijkheden is daarvan de basis. Door functiescheiding of andere beheersmaatregelen vermijdt de organisatie situaties waarin één persoon beslissingen zonder controle kan nemen. Deze rollen en verantwoordelijkheden moeten consequent doorgetrokken worden naar het rechtenbeheer in de gebruikte softwaretoepassingen. Daarnaast moeten er controlepunten zijn in de verschillende financiële processen. Zo vermijdt de organisatie dat ze middelen verliest door fouten bij de inning van belastingen, de facturatie, het debiteurenbeheer of het niet-systematisch opvolgen van de openstaande vorderingen.
De opvolging en de evaluatie van de financiën gebeurt via rapporten. Zowel de regelmatige tussentijdse rapporten als de eindrapportering in de jaarrekening zijn belangrijk. Zo krijgen leidinggevend en andere verantwoordelijken en de politieke organen een zicht op de financiën van de organisatie, kunnen ze deze beheersen en kunnen ze het beleid en de werking van de organisatie hierop afstemmen.
Deze financiële processen dienen regelmatig te worden geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd, zodat zowel het dagelijkse financiële beheer als de organisatiebrede financiële cyclus adequaat wordt beheerst.