Thema 9: Facilitaire middelen, opdrachten & contracten
Het is belangrijk dat een organisatie over de facilitaire middelen beschikt om haar doelstellingen te realiseren. Maar ze moet die ook goed beheren. Daarom moet de organisatie eerst duidelijk haar facilitaire middelen in kaart brengen. Daarna moet ze het beheer ervan opvolgen zodat het nodige onderhoud preventief kan plaatsvinden, rekening houdend met eisen rond duurzaamheid.
Bij de facilitaire middelen speelt ook de regelgeving over overheidsopdrachten een rol: het garanderen van de mededinging, de gelijke behandeling van kandidaten en de transparantie van de gevolgde procedures moeten gerespecteerd worden. De wetgeving bepaalt dat voor aankopen tot 30.000 euro (exclusief btw) de factuur kan volstaan als bewijs dat de opdracht is gesloten. Vanuit risicobeheersing is het duidelijk dat de achterliggende principes over overheidsopdrachten het best anders worden ingevuld voor echt kleine aankopen en voor aankopen die dichter bij de grens van 30.000 euro aanleunen. Besturen moeten dit vastleggen in hun eigen interne regels.
Wanneer de partners die opdrachten voor het lokale bestuur uitvoeren correct zijn aangesteld is het belangrijk dat hun opdrachten grondig worden opgevolgd.
Ook contracten, zoals verzekeringscontracten, moeten administratief accuraat worden voorbereid en bewaakt.
Uitgaven voor de facilitaire middelen moeten binnen de kredieten blijven en nauwkeurig opgevolgd worden.
