Gefaseerde uitvoering actieplan professionalisering van de financiële processen, het aankoopproces en contractenbeheer

Een efficiënt op elkaar afgestemd aankoopproces en contractenbeheer met duidelijk omlijnde financiële processen. 

Financiële processen

Implementatie CSBestellingen: hiermee willen we de bestelprocedure stroomlijnen en efficiënter maken. Door het 4-ogenprincipe toe te passen willen we ook meer financiële verantwoordelijkheid bij de bestellers leggen. We willen ervoor zorgen dat er meer eigenaarschap komt. Ook zouden we willen bekomen dat er beter gepland wordt door de bestellers door veel meer jaarbons te gebruiken. Bij gunningen zou dit zelfs gaan over meerjarenbons zodat er een duidelijkere opvolging is wanneer de gemaakte raming overschreden wordt en er opnieuw een aanbesteding moet gebeuren.

Aankoopproces en contractenbeheer

Een proactieve opvolging van de contracten zorgt voor een goed georganiseerd aankoopproces. Duidelijk einddata van contracten in kaart brengen zodat de aankopen kunnen gepland en gespreid worden. 

Aankoopprocedure verduidelijken voor alle aankopers en duidelijke afspraken maken rond procedures die moeten gevolgd worden afhankelijk van de opgemaakte ramingen.

Duidelijke visie rond lokaal aankopen en online aankopen opmaken.

Subsidies

Proactieve opvolging subsidiemanager met de betrokken diensten.

Link met nieuw MJP:

BD7: Voor een financieel gezonde gemeente.

AP 51: Nijlen streeft naar een maximale financiele ondersteuning vanuit hogere overheden en partners en voert hiervoor een actief subsidiebeleid

363: We zoeken via o.a. de subsidiemanager actief naar maximale subsidiëringsmogelijkheden en volgen de dossiers op vanaf detectie, aanvraag en indiening tot effectieve uitbetaling

AP 54: Uitwerken en uitrollen van een gedragen visie rond aankoopbeleid en contractenbeheer inclusief duidelijke richtlijnen voor onze medewerkers

369: We verfijnen en concretiseren onze visie op aankopen. Daarbij zetten we sterk in op het benutten van groepsaankopen, raamcontracten en lokale aankopen waar dit haalbaar en wenselijk is. Elke aankoopstrategie wordt daarbij steeds kritisch geëvalueerd op efficiëntie, duurzaamheid en meerwaarde

370: We werken aan een pro-actieve centrale aankoopplanning

372: We zorgen ervoor dat alle contracten digitaal beheerd worden via een platform, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip en bij de juiste persoon aanwezig is

AP55: Tegen het einde van de meerjarenplanning heeft Nijlen het financieel eigenaarschap van haar medewerkers verhoogd door elk jaar hierover een thema te behandelen

379: We bouwen voldoende interne controles in in de financiële processen om het financieel bewustzijn en het budgeteigenaarschap van de medewerkers te verhogen

Implementatie CSBestellingen loopt, hiermee wordt de bestel- en aankoopprocedure onder de loep genomen en verduidelijkt aan de bestellers.

Het aankoopproces werd geïmplementeerd met een coördinerende rol bij Financiën, Aankopen en Contracten. 

De aankoopvisie werd uitgerold, in 2025 werken we 'duurzaam en lokaal aankopen' verder uit. We zetten reeds in op groepsaankopen, kostenbewust aankopen en resultaatgericht opvolgen (door een goed contractenbeheer).

We werken in 2025 aan een goede aankoopplanning, contractopvolging en subsidiemanagement.

De implementatie van CSBestellingen is afgerond. De bestelprocedure is onder de aandacht gebracht en wordt door de bestellers nauwkeuriger toegepast. 

We werken aan het in kaart brengen van alle lopende contracten met de juiste einddata zodat de aankoopplanning hierop afgestemd kan worden. 

De meeste contracten zijn in kaart gebracht, maar we hebben ze nog niet allemaal.

Deze actie stopt op 31/12/2025 en zal opgesplitst worden in kleinere acties:

• aankoopplanning
• visie aankopen
• debiteurenbeheer.

Eindresultaat van deze actie op 31/12/2025:

Er werden al grote stappen genomen in het in kaart brengen van de huidige contracten en hun einddatums. De tool Axxerion werd voor een heel groot deel op punt gezet qua contractenbeheer. Met het in kaart brengen van deze contracten kunnen we een gedeelte van onze aankoopplanning opmaken op basis van deze einddatums.

De visie aankopen , vooral lokaal en duurzaam aankopen moet nog verder uitgewerkt worden in samenwerking met het college van Burgemeester en Schepenen. Hun visie moet geïntegreerd worden in onze aankoopprocedure, dewelke volledig op punt gezet werd einde 2025.

Debiteurenbeheer werd herbekeken maar hier is gebleken dat er nog meerdere acties nodig zijn om dit volledig op punt te zetten, zoals de digitalisering van het hele proces. Dit staat op de planning voor 2026.

Met de implementatie van CSBestellingen worden de financiële processen  aangepakt. 

De verdere uitrol van de aankoopvisie, contractenbeheer en subsidiemanagement  heeft vertraging opgelopen door afwezigheid van de coördinator. 

De uitrol van CSBestellingen is vlot verlopen.

De aankoopplanning opmaken loopt enige vertraging op door onverwachte aankopen en contracten die op einddatum komen. 

Aankoopplanning is nog niet volledig, wegens de vele ongeplande aankopen en grote projecten hebben we onze planning niet gehaald om deze rond te hebben. Maar we proberen dit verder in kaart te brengen.

De vooropgezette timing hebben we niet gehaald, maar we zijn er wel in geslaagd om de uitvoering te definiëren in verschillende kleinere projecten zodat ze haalbaarder worden.

Er staat geen budget tegenover dit actieplan, enkel personeelsinzet.

• FAM BM 9.1 (1) De organisatie stemt haar facilitair beleid af op het bereiken van de doelstellingen en het optimaliseren van de dienstverlening.
• FAM BM 9.1 (4) De organisatie gaat geregeld na of samenwerking met andere lokale besturen of overheden effectiviteits- of efficiëntievoordelen kan opleveren.
• FAM BM 9.3 (3) De organisatie evalueert haar leveranciers en gebruikt de zo verworven informatie binnen de wettelijke grenzen.
• FAM BM 9.3 (13) De gunnings- en selectiecriteria zijn doordacht opgesteld.
• FAM BM 9.4 (5) De organisatie controleert of de ontvangen leveringen en diensten overeenstemmen met de leveringsovereenkomst en de facturen en de aangerekende prijzen stroken met de prijzen van de gunning of met de vordering van de uitvoering van de
• FAM BM 9.4 (6) De organisatie heeft een volledig overzicht van haar contracten en volgt die zorgvuldig op.