Thema 1: Doelstellingen & Procesmanagement
Het themagedeelte ‘doelstellingen’ bepaalt de richting en de inhoud van de andere thema’s.
De andere thema’s moeten immers zo worden georganiseerd dat ze maximaal bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen. Tegelijk moet vanuit de doelstellingen de informatie worden gegenereerd die het bestuur nodig heeft om deze doelstellingen op te volgen en bij te sturen.
Daarnaast dient een organisatie haar sleutelprocessen goed te beheersen. Deze zijn immers essentieel voor de realisatie van de doelstellingen en de dienstverlening.
In het kader van de beleids- en beheerscyclus moet elk bestuur zijn doelstellingen formuleren in een meerjarenplan. Dit meerjarenplan bestaat uit prioritaire doelstellingen en overig beleid, al dan niet vertaald in doelstellingen. De prioritaire doelstellingen zijn zo belangrijk dat de raad ze regelmatig wil opvolgen. Inhoudelijk is elk bestuur vrij om hierin keuzes te maken.
Een degelijke organisatiebeheersing veronderstelt evenwel een breed doelstellingenkader. Een goed bestuurde organisatie denkt immers na over alle aspecten van haar werking en zoekt voortdurend naar manieren om die werking te verbeteren. Vanuit het oogpunt van organisatiebeheersing is een minimale invulling van het doelstellingenkader zoals bepaald in de BBC-regelgeving daarom onvoldoende.
Om de volledige organisatie te beheersen, formuleert het bestuur daarom doelstellingen voor het nieuw beleid, voor de (interne) ondersteunende werking en voor de (externe) weerkerende dienstverlening:
- Het nieuw beleid verwijst naar politieke keuzes om in te zetten op bepaalde aspecten van de dienstverlening of de ondersteunende werking (bv. bouw van een sporthal of nieuwe website);
- De weerkerende dienstverlening handelt over de dienstverlening aan klanten waarvoor het bestuur geen grote nieuwe accenten legt (bv. de sociale dienstverlening, bibliotheekwerking);
- De ondersteunende werking heeft betrekking op zaken die noodzakelijk zijn voor een goede dienstverlening aan de klanten (bv. personeelsbeleid, ICT, informatiebeheer enz.).
Dit breder doelstellingenkader kan samenvallen met het meerjarenplan of het aanvullen. Alle doelstellingen dienen evenwel afgestemd te zijn op het realiseren van de doelstellingen van het meerjarenplan.
Een proces is het geheel van opeenvolgende activiteiten dat middelen (input) omzet in resultaten (output) waardoor een meerwaarde wordt gecreëerd (outcome).
Procesmanagement wil de processen optimaal laten verlopen en wil zekerheid geven dat de procesdoelstellingen worden bereikt (bv. aflevering van een dienst). Aan ieder proces zijn echter risico’s gekoppeld die vragen om beheersing. Procesmanagement kan zo bijdragen tot een goede organisatiebeheersing, maar is geen doel op zich.
Een organisatie werkt daarom het best eerst de sleutelprocessen uit waaraan grote risico’s verbonden zijn. Dit zijn processen die belangrijk zijn voor de realisatie van de doelstellingen en voor de dienstverlening. Voorbeelden zijn processen van grote financiële verrichtingen, processen die fraudegevoelig zijn of processen waarbij de continuïteit van de dienstverlening in het gedrang dreigt te komen.
