Evalueren van het huidige informatiebeheer en de mappenstructuur in het bijzonder.

Procesmanagement meets Archiving by Design: Een centrale, overzichtelijke en logisch opgebouwde mappenstructuur voor digitale bestuursdocumenten, die zorgt voor een duidelijke dossiervorming, het efficiënt terugvinden van informatie door alle medewerkers mogelijk maakt en bijdraagt aan een ordelijk en pragmatisch informatiebeheer dat voldoet aan de wettelijke verplichtingen.

Link met nieuw MJP:

BD1: Voor een open bestuur en dienstverlening, met een open blik naar alle inwoners en iedereen in een open dialoog betrekken bij beleid en plannen.

AP3 : Tegen het einde van 2027 bouwt het lokaal bestuur zijn interne en externe communicatie verder uit.

21: We beheren het fysiek en digitaal archief

Uit een initiële analyse blijkt dat het merendeel van de problemen met betrekking tot de mappenstructuur terug te leiden zijn tot mappen met een te lang pad (het map-in-map-in-map-fenomeen). 

De eerste stap in de optimalisering van de huidige structuur betreft dan ook het terugbrengen van de padlengtes door middel van het inkorten van de mapnamen waar mogelijk.

Hierna kan de effectieve structuur onder de loep worden genomen en kunnen mappen worden teruggebracht naar een hoger niveau. Hierbij is het ook interessant om een maximum aantal toegelaten niveaus op te leggen om het map-in-map-in-map-fenomeen in de toekomst te vermijden. Deze actie maakt tegelijk ook de update van het rechtenbeheer in de verkenner mogelijk waardoor er hiermee tevens wordt ingezet op informatieveiligheid.

De evaluatie van de mappenstructuur gebeurt op basis van het Serieregister enerzijds en in overleg met de verantwoordelijke medewerkers die instaan voor het digitale klassement anderzijds.

Dit moet dan vervolgens resulteren in een pragmatisch structuur (geënt op de actuele processen/procesmanagement), met het oog op archivering, selectie en vernietiging (archiving by design), en een verdere uitrol van de aansluiting op Digitaal Archief Vlaanderen (E-depot).

Het verdere verloop van deze verbeteractie in 4 stappen:

1) Gesprek of interview met de respectievelijke teams of map-eigenaars + map-analyse om de grootste pijnpunten en inefficiënties op het spoor te komen (grote bestanden, dubbels, onvolledige dossiers, lege- of onvindbare mappen, ...).

2) Het updaten van de regels met betrekking tot het gebruik van de mappenstructuur (richtlijnen voor naamgeving, lijst van gebruikte afkortingen documenteren, maximum aantal niveaus om het map-in-map-in-map-fenomeen in te perken, ...).

3) De expert informatiebeheer werkt vervolgens een voorstel uit voor een nieuwe structuur en legt deze ter goedkeuring voor aan het team/map-eigenaar(s). Dit voorstel kan dan uiteraard in samenspraak nog worden aangepast zodat de nieuwe structuur effectief logischer en pragmatischer blijkt dan de huidige structuur.

4) De laatste stap bestaat uit de implementatie van de nieuwe structuur en het overzetten van de documenten naar de juiste mappen waarna de oude structuur geschrapt kan worden. 

Deze actie stopt op 31/12/2025 en wordt verder uitgevoerd binnen het MJP.

Er worden nog kleine verbeteracties opgezet ter verbetering van fysiek en digitaal archief.

Opgestart in de zomer van 2024, daarna eerder stilgevallen wegens andere prioriteiten. Stap 1, het inkorten van de padlengtes onder hoofdmap 1_BESTUUR, verliep goed met beperkte impact op de dagdagelijkse werking.

Het opzetten van een pragmatisch structuur (geënt op de actuele processen/procesmanagement), met het oog op archivering, selectie en vernietiging (archiving by design), en een verdere uitrol van de aansluiting op Digitaal Archief Vlaanderen (E-depot) is reeds opgestart met een aantal teams en wordt systematisch verder opgezet voor de overige teams.

Niet van toepassing.

• I&C BM 8.4 (12) Medewerkers vinden de informatie die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren (digitaal en/of papier) gemakkelijk terug omdat de digitale structuur overzichtelijk is opgebouwd en er bijvoorbeeld een uniforme naamgeving voor digitale
• I&C BM 8.5 (3) De organisatie evalueert haar informatiebeheer regelmatig en verbetert het waar nodig.