Evalueren van het kader voor organisatiebeheersing

Een goed uitgebouwd organisatiebeheersingssysteem dat  ervoor zorgt ervoor dat de organisatie:

• Weet waar ze naartoe wil (strategie en doelstellingen);
• Weet of beseft wat de hinderpalen daarbij zijn (risico's voor het bereiken van de strategie en doelstellingen zijn gekend)
• Acties onderneemt om de hinderpalen te beheersen en te optimaliseren (beheersmaatregelen worden genomen om de risico’s te beperken = remediëring).

Optimalisering van het organisatiebeheersingssysteem van het lokaal bestuur Nijlen, dat momenteel als volgt is opgebouwd:

• Is gelinkt aan de missie en visie van de organisatie;
• Maakt deel uit van het meerjarenplan;
• Vertrekt vanuit een 3-jaarlijkse zelfevaluatie;
• Bevat SMART geformuleerde acties en projecten bevatten die een antwoord bieden aan de risico’s uit de zelfevaluatie;
• Wordt op regelmatige tijdstippen opgevolgd en bijgestuurd zodat het een dynamisch en continu proces blijft;
• Dient een onderdeel te worden van de organisatiecultuur.

Link met nieuw MJP:

BD1: Voor een open bestuur en dienstverlening, met een open blik naar alle inwoners en iedereen in een open dialoog betrekken bij beleid en plannen.

AP 6: Tegen het einde van 2031 beheerst het lokaal bestuur zijn organisatiewerking en worden beleidskeuzes gemaakt op basis van monitoring.

43: We bedden organisatiebeheersing structureel in in het meerjarenplan.

44: We zetten in op een tool voor de opvolging en rapportering van doelstellingen, (verbeter)acties en projecten.

Het organisatiebeheersingssysteem wordt inhoudelijk opgevolgd. Indien nodig wordt het kader bijgesteld op de stuurgroep van Q1 2026.

Op de stuurgroep Q2 2025 werd het kader een eerste keer geëvalueerd:

Wat verloopt er goed:

• De stuurgroep komt driemaandelijks samen om een stand van zaken te bespreken.
• We leren goede praktijken van andere (lokale) besturen o.a. via het netwerk van Pepperflow en Igemo.
• Projectmanagement wordt uitgerold, dit zorgt voor een uniforme en gestructureerde methodiek bij de uitvoering en opvolging van projecten.

Waarop gaan we inzetten:

• Om het draagvlak voor organisatiebeheersing te verhogen, een beter zicht te krijgen op de risico's en dit in te bouwen in de organisatiecultuur dienen we de stuurgroep indien nodig uit te breiden met inhoudelijke experten. Om dit mogelijk te maken wordt de stuurgroep als een afzonderlijk orgaan ingericht.
• De inbedding van organisatiebeheersing in het meerjarenplan: er zijn verbeteracties opgenomen in het nieuwe MJP. Om een goed overzicht te bewaken en de afstemming te verbeteren dienen we de rapportering gelijktijdig in te plannen per kwartaal. 
• Bespreken van verslagen en resultaten van focusgroepen op de stuurgroep.
• Systematische opvolging van de risico's in de stuurgroep van zodra acties zijn uitgevoerd: is het risico nu verkleind wanneer de verbeteractie is uitgevoerd? Dit nemen we minimaal op bij de volgende zelfevaluatie in 2026.

In de stuurgroep Q2 2025 werd het kader voor de eerste keer geëvalueerd. We bespreken dit op elke stuurgroep en optimaliseren het kader indien nodig op de stuurgroep Q1 2026.

De opvolging zal consequenter gebeuren van zodra organisatiebeheersing wordt opgenomen door de stafmedewerker.

• OBS BM 0.3.1 De organisatie evalueert regelmatig het kader voor haar organisatiebeheersing en stuurt haar aanpak zo nodig bij.
• OBS BM 0.3.2 De organisatie herbekijkt tussentijds de manier waarop ze haar interne werking evalueert.
• OBS BM 0.3.3 Bij deze evaluaties worden alle actoren op een gepaste wijze betrokken.
• OBS BM 0.3.4 Bijsturingen houden rekening met (interne en externe) omgevingsfactoren en met incidenten.