Proces inzake registratie en verwerking van briefwisseling optimaliseren en indien mogelijk digitaliseren

Een sluitend en gedocumenteerd postregistratieproces dat volledig voldoet aan de wettelijke verplichtingen, waarbij alle inkomende- en uitgaande post systematisch wordt geregistreerd, en het bewustzijn binnen de organisatie verhogen zodat iedere medewerker zijn verantwoordelijkheid opneemt in het correct verwerken en tijdig beantwoorden van poststukken.

Link met nieuw MJP:

BD1: Voor een open bestuur en dienstverlening, met een open blik naar alle inwoners en iedereen in een open dialoog betrekken bij beleid en plannen.

AP3: Tegen het einde van 2027 bouwt het lokaal bestuur zijn interne en externe communicatie verder uit

23: We zorgen voor proces registratie en verwerking van briefwisseling

Huidige stand van zaken:

• Advies ingewonnen bij Stad Turnhout, Stad Lier en Gemeente Berlaar.
• Power-Automate flows opgezet voor de inkomende mails uit de gedeelde mailboxen. De volgende metadata wordt geregistreerd en automatisch weggeschreven naar een register op een afzonderlijke SharePoint-site: afzender, ontvanger, onderwerp, datum en tijd, en bijlage ontvangen (waar of onwaar). De toegang tot deze lijst is beperkt wegens informatieveiligheid en privacywetgeving. De stromen worden opgevolgd en gemonitord door de expert informatiebeheer.
• De volgende stap in dit proces betreft de documentatie van de huidige poststromen, zowel fysiek als digitaal, opdat de huidige werking kan worden geëvalueerd. Een verdere analyse moet uitwijzen welke risico's er zijn en waar er verbetering mogelijk is. Risico's kunnen betrekking hebben op confidentiële post (bv. gericht aan het O.C.M.W.) of mogelijke hiaten in het register (zaken die geregistreerd moeten worden maar huidig uit de boot vallen). We houden rekening met drie niveaus van inkomende- en uitgaande post: fysieke post, mails en elektronische post (via de e-box). Deze analyse is grotendeels afhankelijk van de interpretatie van de wetgeving. Uit de gesprekken met de collega's uit Turnhout, Lier en Berlaar blijkt dat iedereen hier een andere interpretatie aan overhoud. Bijgevolg is de documentatie van onze werkwijze en interpretatie van de wetgeving een cruciaal element in dit proces. Tevens wordt er rekening gehouden met de mogelijkheden tot digitalisering van het post(registratie)proces (bv. een getrapt proces voor uitgaande post via de e-box, de optimale digitalisering van inkomende poststukken en het opzetten van een substitutieproces).
• De laatste stap betreft de verdere uitrol en opvolging binnen de organisatie.

Vertraging omwille van andere prioriteiten, wordt terug opgenomen in het najaar van 2026.

Niet van toepassing.

• I&C BM 8.4 (5) Alle inkomende en uitgaande briefwisseling (e-mail, brieven, enz…) wordt op een efficiënte en door de organisatie vastgelegde wijze beheerd (geregistreerd, ontsloten, verspreid, …).